Heeft u vragen 06-22 39 46 39

>>Waarom is een vergaderlocatie regelen zo lastig?

Waarom is een vergaderlocatie regelen zo lastig?

24-07-2018

Het lijkt zo eenvoudig. Even een vergaderzaal regelen buiten de deur, bijvoorbeeld in het Gooi of een unieke vergaderlocatie in de Randstad. Zo gepiept toch? Of toch niet? Waarom duurt het langer dan verwacht? Waarom stagneert het proces? Waar gaat het mis?

Wat is ervoor nodig om snel de perfecte ruimte te vinden? Wat zijn die drie valkuilen waardoor het proces van het boeken van een externe vergaderlocatie vertraagt, stagneert of zelfs eindigt?

  1. Boek maar iets leuks….
  2. €€€€€?
  3. Met z’n allen… 

Boek maar iets leuks…

Er is niet over nagedacht. Er is geen briefing. En wat is leuk?  Het heeft geen zin om bijvoorbeeld iets hips aan te bieden op een Waddeneiland als het noodzakelijk is om in de Randstad te blijven. Bepaal in ieder geval de omgeving (plaats, regio), type locatie, de grootte, ligging, reistijd en wel of niet overnachten. Je zou denken, dat kan toch niet zo moeilijk zijn. Dus wel, zo blijkt. Vaak heeft men namelijk geen idee waar de voorkeur naar uitgaat.

€€€€€?

Een van de meest onbeantwoorde vragen. Vaak wordt hier uitermate vaag op gereageerd terwijl duidelijkheid omtrent de kosten zo ontzettend belangrijk is om de juiste vergaderlocaties te kunnen benaderen en te offreren. Onderhandelen over prijzen gaat veel efficiënter als het kostenplaatje bekend is. Niet zelden kunnen er dan ook locaties aangeboden worden die in eerste instantie veel te duur lijken maar aan de hand van een vastgesteld budget een interessant aanbod kunnen doen.

Met z’n allen…

Zondermeer een van de meest vertragende factoren. Zoveel mensen, zoveel wensen. Het is absoluut af te raden om iedereen zijn/haar mening te vragen en te betrekken bij het ‘uitkiezen’. Je kunt niet met iedereen rekening houden noch naar de zin maken. Ieder mens heeft een andere smaak. Slik daarom je eigen kikker door, hak je eigen knoop door, neem het heft in handen en bepaal zelf.

Samengevat: op zoek naar een externe vergaderruimte die aan jouw eisen en wensen voldoet? Maak dan duidelijk wat jouw eisen en wensen zijn en stel paal en perk. Simpel maar doeltreffend.

Bron: secretaressenet